Persondatapolitik for elever, kursister og virksomheder
AARHUS TECH behandler personoplysninger i forbindelse med forskellige aktiviteter, og disse er nærmere beskrevet her i persondatapolitikken.
Behandlingen af dine personoplysninger ved AARHUS TECH bestemmes bl.a. af den gældende databeskyttelsesforordning og databeskyttelseslovgivning.
Indledning
AARHUS TECH er ansvarlig for behandling af de oplysninger vi indsamler om dig. Formålet med denne persondatapolitik er at informere om, hvordan vi behandler personoplysninger. Personoplysninger skal forstås som enhver form for information, der kan henføres til en bestemt person.
Nedenfor kan du læse, hvordan vi behandler dine oplysninger, samt hvilke rettigheder du har.
Personoplysninger behandles bl.a. til de overordnede formål:
- Drift af AARHUS TECH som uddannelsesinstitution og arbejdsplads, herunder administration af elever, kursister og ansatte
- Yde efterspurgte services, som f.eks. abonnement på nyhedsbrev eller behandling af ansøgning om optagelse på AARHUS TECH
- Forbedre brugeroplevelsen på hjemmesiden, f.eks. gennem undersøgelse af brugen af aarhustech.dk
AARHUS TECH tager beskyttelsen af dine personoplysninger alvorligt, og vi har både interne procedurer samt tekniske og organisatoriske tiltag med det formål at sikre dine personoplysninger tilstrækkeligt.
Kontaktoplysninger for AARHUS TECH (dataansvarlig)
AARHUS TECH
Halmstadgade 6
8200 Aarhus N
Telefon: 89 37 35 33
E-mail; GDPR@aarhustech.dk
Databeskyttelsesrådgiveren ved AARHUS TECH
Hvis du ønsker at kontakte AARHUS TECH’ DPO i forhold til spørgsmål om databeskyttelse, skal følgende kontaktoplysninger benyttes:
EFIF
E-mail: GDPR@efif.dk
Telefon: 89 36 32 80
Adresse: Sønderhøj 28, 8260 Viby
Formål og retsgrundlag for behandlingen
Dette afsnit angiver de overordnede retsgrundlag for AARHUS TECH’ behandling af dine personoplysninger. Specifikke formål og retsgrundlag er angivet for hver enkelt behandlingsaktivitet længere nede.
Behandlingen af dine personoplysninger er oftest baseret på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e (Behandling nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse eller som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt).
I nogle tilfælde vil oplysninger blive behandlet på grundlag af dit samtykke og dermed databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, hvis det er almindelige personoplysninger, eller art. 9, stk. 2, litra a, hvis det er følsomme oplysninger. Dette gælder for eksempel, når du tilmelder dig nyhedsbrevet fra AARHUS TECH, og når du tillader at vi bruger flere cookies end de nødvendige. I begge tilfælde kan du trække dit samtykke tilbage, og behandlingen af dine oplysninger vil derefter stoppe. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af behandlingen i perioden frem til tilbagetrækningen.
Når vi behandler dit CPR-nummer/personnummer, er behandlingen baseret på databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, hvilket betyder, at behandlingen sker med henblik på en entydig identifikation eller for at bruge nummeret som journalnummer. Oplysningerne om CPR-/personnummer behandles fortroligt.
Nogle typer oplysninger betegnes som ”følsomme personoplysninger”. Følsomme oplysninger er personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt behandling af genetiske data, biometriske data med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Behandlingen af følsomme oplysninger vil oftest være baseret på databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f.
Indsamling af personoplysninger gennem cookies
Hvis du tillader flere cookies end nødvendige cookies i AARHUS TECH’ cookie-pop-up, behandler vi personoplysninger om dig på grundlag af dit samtykke. Personoplysningerne omfatter for eksempel IP-adresse og information om, hvilke links du har aktiveret. Alt efter hvad du har tilladt, kan vi behandle oplysninger til både funktionelle formål, statistiske formål og til markedsføringsformål. Statistiske formål omfatter blandt andet oplysninger om, hvad du kigger på, og de kan bruges til at forbedre hjemmesidens design. Cookies til marketing vil give mulighed for, at du kan se målrettede annoncer på denne og andre hjemmesider. Nogle cookies giver tredjeparter oplysninger om din adfærd, og disse oplysninger kan gives videre til andre parter og bruges til for eksempel målrettet annoncering på tværs af internettet.
Det varierer, hvor længe cookies er aktive, og opbevaringsperioder fremgår af cookiedeklarationen, som du kan fremkalde ved at klikke på cookie-knappen nederst i venstre hjørne.
Det er altid muligt at trække samtykket tilbage, ved at ændre dine cookie-indstillinger ved hjælp af det runde cookie-ikon nederst i venstre hjørne. Dette påvirker ikke lovligheden af behandlingen indtil tilbagetrækningen.
Kommunikation
Når du henvender dig til AARHUS TECH på e-mail eller telefon, kan henvendelsen og en eventuel korrespondance blive registreret i vores systemer. Oplysningerne vil omfatte navn, e-mail og mailens øvrige indhold. Afhængig af mailens indhold vil oplysninger behandles på baggrund af enten databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e, eller art. 9, stk. 2, litra g. Korrespondancen vil blive slettet, når opbevaringen ikke længere er nødvendig.
Nyhedsbrev
Vores nyhedsbrev indeholder værktøjer og viden, som kan inspirere dig, og typisk er det oplysninger om nyheder og kurser fra AARHUS TECH. Nyhedsbrevet udsendes hver uge fra mailen info@aarhustech.dk, så længe du ikke har afmeldt nyhedsbrevet.
Når du tilmelder dig nyhedsbrevet fra AARHUS TECH, oplyser du dit navn og din e-mail, og disse behandles med det formål at sende dig nyhedsbrevet. Behandlingen sker på grundlag af dit samtykke og er dermed baseret på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a. Vi behandler efter tilmeldingen også personoplysninger og onlineadfærd om dig til brug for målrettet markedsføring, så vi bedst muligt kan sende nyheder, artikler og kurser, der er relevante for dig. Dine oplysninger overføres til vores databehandler XXX, som leverer den tekniske platform for vores nyhedsbrev.
Når du afmelder nyhedsbrevet, trækker du samtykket tilbage, og vi behandler derefter ikke dine personoplysninger til disse formål. Nyhedsbrevet kan let afmeldes via linket i bunden af mailen.
Anvendelse af billeder og videomateriale
AARHUS TECH bruger fotografier og videomateriale til at vise livet på AARHUS TECH, og dette indebærer også behandling af personoplysninger. Billedets karakter har indflydelse på hvilket behandlingsgrundlag vi anvender, men er der specifikke personer i en fremtrædende rolle på billedet, anvender vi som udgangspunkt samtykke som retsgrundlag for behandlingen.
Dine rettigheder i databeskyttelsesforordningen er gældende, og det betyder også, at du kan trække et eventuelt samtykke tilbage, hvorefter vi vil standse behandlingen af billedet eller videoen.
Jobansøgninger
Når du søger en stilling hos AARHUS TECH, behandler vi udelukkende dine personoplysninger til rekrutteringsformål, og personoplysningerne behandles fortroligt. Oplysningerne vil være afhængige af, hvad din ansøgning indeholder, men typisk vil det være oplysninger som navn, adresse og uddannelse. Vi opfordrer til, at du fjerner de sidste 4 cifre i dit CPR-nummer fra et eventuelt eksamensbevis, og at du udelader følsomme personoplysninger i videst muligt omfang.
Behandlingen baseres på databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a, hvis det er ikke-følsomme personoplysninger, og på art. 9, stk. 2, litra a, hvis der er følsomme personoplysninger i ansøgningen. I nogle tilfælde vil vi behandle yderligere oplysninger så bl.a. oplysninger fra en personlighedstest og
Dine oplysninger slettes senest seks måneder efter rekrutteringsforløbet, medmindre du bliver ansat. Hvis vi har resultater fra en personlighedstest, slettes de når rekrutteringsforløbet er afsluttet.
Indsamling af oplysninger ved TV-overvågning
På AARHUS TECH’ adresser er der på visse områder TV-overvågning, hvorigennem vi indsamler personoplysninger. TV-overvågning sker både udendørs og ved visse døre, opgange og indgange.
Formålet er at skabe tryghed samt at forebygge, modarbejde og hjælpe til at opklare kriminalitet. Behandlingsgrundlaget for videoovervågningen kan afhængig at oplysningerne på optagelserne være enten databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e og art. 9, stk. 2, litra f.
Personoplysninger fra optagelserne videregives kun, hvis der enten er givet samtykke til det, det følger af lov, eller det sker til politiet med henblik på at opklare om kriminalitet.
Overvågningen er i overensstemmelse med Lov om TV-overvågning, og de til enhver tid værende slettefrister i loven overholdes. Det betyder, at vi i øjeblikket opbevarer oplysningerne i maksimalt 30 dage. I særlige tilfælde, hvor det er nødvendigt og tilladt efter loven, opbevarer vi oplysninger i længere tid.
Ansøgers personoplysninger (elever og kursister)
Vi behandler personoplysninger om dig i forbindelse med din uddannelse eller dit kursus til følgende formål:
- Administration af dit uddannelsesforløb/kursusforløb
- Gennemførelse af uddannelsesforløb ved hjælp af de rette støttemuligheder
- Vejledning og støtte under uddannelsesforløbet
Personoplysningerne behandles hovedsageligt med hjemmel i persondataforordningens artikel 6 stk. 1 litra b, c og e, mens billeder alene behandles efter samtykke - artikel 6 stk. 1, litra a.
Vi bruger dine personoplysninger både i forbindelse med den nødvendige administration, i dit uddannelsesforløb og til overholdelsen af de lovgivningsmæssige og juridiske forpligtelser, som skolen er pålagt.
Oplysninger, vi registrerer om dig
Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
- Almindelige personoplysninger (fx navn, adresse, telefonnummer, e-mail, karakterer, fraværsoplysninger, uddannelsesaftale, portrætbillede, mv.)
- CPR-nummer - dit CPR-nummer behandles med hjemmel i persondataforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.Følsomme oplysninger/helbredsmæssige oplysninger behandles i særlige tilfælde (fx ifm. sygeeksamen, SPS-støtte, fraværsopfølgning og trivselssamtaler) med hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og g.
- Din eventuelle tilknytning til Kriminalforsorgen under din uddannelse med hjemmel i persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.
Hvor kommer oplysningerne fra
Vi indhenter oplysningerne hos dig eller fra tredjepart, såsom offentlige myndigheder (f.eks. jobcentre/folkeskoler), optagelse.dk eller samarbejdspartnere (f.eks. virksomheder).
Oplysningerne kommer også fra de data, du genererer gennem dit studieforløb. Fx eksamensresultater og samtaler.
Har vi ikke lovhjemmel, så behandles dine persondata kun hvis du har givet samtykke.
Videregivelse af personoplysninger
Udveksling af personoplysninger med andre uddannelsesinstitutioner, myndigheder og samarbejdspartnere sker i henhold til gældende lovgivning og reglerne for uddannelses- og kursusaktiviteter.
Det kan f.eks. være oplysninger til SU-styrelsen, skolens revisor, ministerier, Ungdommens Uddannelsesvejledning, praktikvirksomhed eller politi.
Er du under 18 år skal vi også videregive vigtige oplysninger til dine forældre/værger.
Derudover kan dine personoplysninger blive videregivet til en tredjepart, hvis vi har indgået en databehandleraftale med samarbejdspartneren.
Adgang til dine personoplysninger
Det er kun relevante medarbejdere og ledere, der har adgang til dine personoplysninger.
De medarbejdere, der har adgang til dine oplysninger, må kun behandle oplysningerne i det omfang, de er relevante for de arbejdsopgaver, der udføres.
Opbevaring/sletning af data
Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe der er et legitimt formål til at opbevare dem, eller når den lovfastsatte opbevaringsperiode er udløbet. Derefter sletter vi dine persondata.
Eksempler på slettefrister:
Eksamensbeviser slettes efter 30 år
Uddannelsesaftaler slettes 3 år efter uddannelsen er gennemført
AMU-beviser slettes efter 30 år
På Styrelsen for It og lærings hjemmeside finder du en oversigt over krav til opbevaring og sletning af data i vores studieadministrative systemer. Her fremgår de mest almindelige slettepolitikker. Se oversigt med opbevaringskrav : https://viden.stil.dk/spaces/OFFGFBCOSA/pages/224724098/Oversigt+over+opbevaringskrav
På AARHUS TECH afleverer vi personaleoplysninger til Rigsarkivet i det omfang, vi har pligt til efter reglerne i arkivloven samt bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed jf. databeskyttelsesloven § 14.
Tredjelandsoverførsler
På AARHUS TECH prioriterer vi at bruge samarbejdspartnere, hvor personoplysninger ikke behandles uden for EU/EØS, men i nogle tilfælde fraviges dette udgangspunkt for at kunne levere den bedst mulige ydelse. Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel først ske når der er sikret et overførselsgrundlag. Endvidere vil overførslen baseres på EU-Kommissionens standardkontrakter eller EU-US Data Privacy Framework.
Sociale medier
AARHUS TECH har profiler på flere sociale medier, og vi gør opmærksom på, at de respektive mediers privatlivspolitikker gælder, når du benytter deres sider. AARHUS TECH og de sociale medier er i nogle tilfælde fælles dataansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger, og vi gør opmærksom på, at også de sociale mediers privatlivspolitikker gælder, når du benytter deres tjenester.
Sidernes overordnede privatlivspolitikker findes her:
Registreredes rettigheder og klagemuligheder
Du har en række rettigheder, når AARHUS TECH behandler dine personoplysninger.
Rettighederne omfatter:
- Ret til indsigt i dine personoplysninger
- Ret til indsigelse mod en behandling af dine personoplysninger
- Ret til berigtigelse af dine personoplysninger
- Ret til sletning af dine personoplysninger
- Ret til begrænsning af behandling af dine personoplysninger
- Ret til at trække dit samtykke tilbage når som helst
Vær opmærksom på, at der kan være betingelser eller begrænsninger i forhold til, hvorvidt du kan udnytte dine rettigheder, og at det derfor ikke er sikkert, at AARHUS TECH kan imødekomme alle anmodninger. Hvis det ikke er muligt for os at imødekomme din anmodning, vil vi forklare hvorfor.
Klageadgang
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som AARHUS TECH behandler dine personoplysninger på.
Datatilsynet kan kontaktes på: E-mail: dt@datatilsynet.dk Telefon: 33193200
Denne privatlivspolitik er senest opdateret: 29. april 2026